E-mail is een van de meest gebruikte digitale communicatiemiddelen. Handig, maar het kan ook stress opleveren. Zeker als je je mailbox niet regelmatig opschoond, loopt deze snel vol.
Hieronder een aantal tips om je mailbox goed te beheren door het instellen van regels in Microsoft Outlook. De regels zorgen er voor dat minder belangrijke mails (denk aan berichten waarbij jouw adres in de CC is opgenomen, nieuwsbrieven, reclame, etc.) automatisch verplaatst worden naar een andere map en zo geen melding van nieuwe mail geven op je laptop, tablet of smartphone. Alleen van de belangrijke berichten krijg je nog een melding.
Daardoor wordt je minder snel afgeleid door binnenkomende mails en kun je efficienter werken of studeren.
1. Afmelden nieuwsbrieven
Het is aan te raden om eens kritisch te kijken naar alle nieuwsbrieven die je ontvangt, aangezien deze de mailbox aardig kunnen vervuilen. Lees je wel alle nieuwsbrieven of zijn er bij die je altijd ongelezen verwijderd? Meestal staat onderaan in de nieuwsbrief de opties om je af te melden.
2. Nieuwsbrieven verplaatsen naar een aparte map
Nu je alleen nog geabonneerd bent op de nieuwsbrieven die je daadwerkelijk wil ontvangen, kun je deze verplaatsen naar een aparte map. Je krijgt geen melding meer op je telefoon en de nieuwsbrieven kun je dan op een later tijdstip rustig lezen.
Uit te voeren stappen:
– Klik met de rechtermuisknop op de nieuwsbrief en kies in het menu voor ‘Regels’
– Klik vervolgens op ‘Regel maken’
– Kies voor de optie ‘Van <naam afzender>’
– Vink ‘E-mail naar map verplaatsen’ aan en klik op de knop ‘Map selecteren’ om de map te selecteren waar je de nieuwsbrieven voortaan naar toe wilt verplaatsen
– Via ‘Geavanceerde opties’ kun je eventueel nog aanpassingen doen.
– Klik op de knop ‘OK’
2. Verplaats CC mails naar een aparte map
Zeker op je werk krijg je vaak veel CC mails. CC mails zijn veelal uitsluitend ter informatie en hier je dan ook niet op te reageren. Erg handig dus om deze mails meteen te verplaatsen naar een map ‘CC’. Deze map bekijk je dan af en toe eens, bijvoorbeeld een paar keer per week.
Instellen:
– Kies bovenin de menubalk voor ‘Bestand’
– Klik vervolgens op ‘Regels en waarschuwingen beheren’
– Klik op ‘Nieuwe regel’
– Kies voor ‘Berichten van iemand naar een map verplaatsen’
– Klik op de knop ‘Volgende’
– Vink ‘met mijn naam in het vak CC’ aan
– Klik op de knop ‘Volgende’
– Vink ‘verplaats het bericht naar naam map’ aan
– Selecteer de map waarin de mails moeten komen of maak een nieuwe map aan
– Klik op de knop ‘Volgende’
– Klik nogmaals op de knop ‘Volgende’
– Geef de regel een naam en klik op de knop ‘Voltooien’.
3. Voer regels door op de bestaande mail in je mailbox
Is je mailbox al overvol, dan is het wel prettig als de nieuwe regels ook worden doorgevoerd op bestaande mails in je mailbox. Hiervoor kun je onder ‘Regels en waarschuwingen beheren’ de knop ‘Regels nu uitvoeren’ indrukken.
4. Activeer de out-of-office-melding
Ga je op vakantie, op cursus, een weekendje weg, een dagje verlof om te genieten van je gezin of wil je een paar dagen ongestoord kunnen werken aan de uitwerking van een nieuw idee?
Laat de verzender van de mail dan weten dat je er even niet bent, dat een reactie even op zich laten wachten en dat ze voor spoedeisende zaken eventueel met een collega of vervanger contact op kunnen nemen.
Het instellen van de out-of-office-melding (ook wel afwezigheidsassistent genoemd) in Microsoft Outlook gaat als volgt:
– Kies bovenin de menubalk voor ‘Bestand’
– Klik op ‘Automatische antwoorden’
– Vul in wanneer je afwezig bent. Je kunt verschillende antwoorden aanmaken voor een collega of een externe partij. Je kunt zelfs instellen dat mail afkomstig van een specifiek mailadres of mails met een bepaalde tekst in de mail automatisch worden doorgestuurd naar een collega. Kies in dat geval binnen de Afwezigheidsassistent voor ‘Regel’ en ‘Regels toevoegen’ en geef aan wat je wilt.
Met deze bovenstaande tips zorg je ervoor dat je mailbox relatief leeg blijft en dat je actie kunt ondernemen op specifieke e-mails op het moment dat jij dat wilt. Je bent weer ‘in control’ en hebt niet alleen rust in je mailbox maar ook rust in je hoofd!
Kom je er niet helemaal uit met het instellen van de regels? Neem dan contact op en wij helpen je graag!