SharePoint of Teams? Wat moet nu waar?

In de praktijk is er nog wel eens wat verwarring over het verschil tussen Microsoft Teams en SharePoint. In deze blog gaan we die verwarring wegnemen. Mocht jij ook niet precies weten of je Teams of SharePoint moet gebruiken of hoe je documenten opslaat in Teams of SharePoint? Dan is dit artikel interessant voor jou!

Beide platformen worden door Microsoft als onderdeel van Office 365 op de markt gebracht. SharePoint wordt gezien als Intranet en DMS en Teams komt oorspronkelijk vanuit Skype. Als je op zoek bent naar structuur, eenvoud en gemak, dan zijn er wel een paar afwegingen die je moet maken voordat je begint. Een vergelijking tussen deze twee platformen is dus eigenlijk niet te maken. Om te laten zien wat de verschillen zijn en dat een koppeling tussen Teams en SharePoint mogelijk is, zetten we ze eerst naast elkaar.

SharePoint

SharePoint is een platform dat al jarenlang bestaat en wat het mogelijk maakt voor mensen om samen te werken op een gestructureerde manier. Het is een bewaarplaats voor documenten en een plek waar je kunt samenwerken en bestanden kunt delen met mensen binnen en buiten jouw organisatie. SharePoint is een DMS en bedoeld om documenten op te slaan. Naast documenten kun je SharePoint gebruiken om andere typen content zoals nieuws, taken, meetings etc. te organiseren. SharePoint is in de basis gestoeld op de bekende Office 365 applicaties, zoals Word, Excel, PowerPoint, Flow en Powerapps. Conclusie: SharePoint is de ideale bewaarplaats voor alle documentatie binnen jouw organisatie.

Ondanks het feit dat SharePoint uitstekend is om samen te werken, ontbreekt in de standaard opzet het sociale aspect een beetje. In het verleden heeft Microsoft wel webonderdelen aangeboden om de wens om SharePoint socialer te maken te kunnen vervullen, maar deze webonderdelen voldeden qua functionaliteiten niet altijd aan de wensen van de gebruikers. Nu met modern SharePoint en met ons eigen product DailyDrive is er veel meer mogelijk en kun je ook kiezen voor een ‘social dashboard’. Maar om SharePoint echt sociaal en interactief te kunnen maken, heeft Microsoft Teams geïntroduceerd.

Microsoft Teams

Aan de andere kant hebben we Microsoft Teams. Teams is een op chat-gebaseerd communicatie platform voor bedrijven. In de simpelste vorm kun je als gebruiker Teams opzetten en een plek vormen voor groeps-chats. Een groeps-chat wordt ook wel een kanaal genoemd. Je kunt meerdere kanalen maken binnen één Team.

Waar de verwarring van Microsoft Teams versus SharePoint ontstaat, is wanneer je op het tabblad ‘Bestanden’ klikt in Microsoft Teams. Wanneer je dat doet, zie je de bestanden die niet in een team zijn opgeslagen, maar in een documentbibliotheek die zich bevindt op een SharePoint-site die is ingericht toen je een team aanmaakte voor een chat.

DailyDrive integratie Teams en SharePoint

De bestanden en mappen worden dus opgeslagen in SharePoint-documentbibliotheek terwijl je aan het chatten bent in Microsoft Teams. Voor elk kanaal dat je maakt, wordt automatisch een map binnen een SharePoint-documentbibliotheek gemaakt. Het tabblad ‘Bestanden’ is slechts een directe link naar de “kanaalmap” van de documentbibliotheek van SharePoint.

Om het gebruik van deze twee platformen zo vloeiend mogelijk te laten verlopen, hebben we een module gemaakt die de koppeling tussen beide mogelijk maakt.

Hoe werkt het proces in DailyDrive?

Je maakt via onze “selfservice optie” een nieuwe project-, of andere site aan. Onze (provisioning)tool, rolt de site geheel geautomatiseerd voor je uit. Als aanvrager ben je verantwoordelijk voor deze site en heb je de rechten om andere users uit te nodigen als medeverantwoordelijke of lid. Naast het uitnodigen van andere gebruikers kun je een Microsoft Team aanmaken. Deze is dan direct gekoppeld aan het project. De documenten die in Teams worden opgeslagen zijn ook te zien in het project.

E-mail is een van de meest gebruikte digitale communicatiemiddelen. Handig, maar het kan ook stress opleveren. Zeker als je je mailbox niet regelmatig opschoond, loopt deze snel vol.

Hieronder een aantal tips om je mailbox goed te beheren door het instellen van regels in Microsoft Outlook. De regels zorgen er voor dat minder belangrijke mails (denk aan berichten waarbij jouw adres in de CC is opgenomen, nieuwsbrieven, reclame, etc.) automatisch verplaatst worden naar een andere map en zo geen melding van nieuwe mail geven op je laptop, tablet of smartphone. Alleen van de belangrijke berichten krijg je nog een melding.
Daardoor wordt je minder snel afgeleid door binnenkomende mails en kun je efficienter werken of studeren.

1. Afmelden nieuwsbrieven
Het is aan te raden om eens kritisch te kijken naar alle nieuwsbrieven die je ontvangt, aangezien deze de mailbox aardig kunnen vervuilen. Lees je wel alle nieuwsbrieven of zijn er bij die je altijd ongelezen verwijderd? Meestal staat onderaan in de nieuwsbrief de opties om je af te melden.

2. Nieuwsbrieven verplaatsen naar een aparte map
Nu je alleen nog geabonneerd bent op de nieuwsbrieven die je daadwerkelijk wil ontvangen, kun je deze verplaatsen naar een aparte map. Je krijgt geen melding meer op je telefoon en de nieuwsbrieven kun je dan op een later tijdstip rustig lezen.

Uit te voeren stappen:
– Klik met de rechtermuisknop op de nieuwsbrief en kies in het menu voor ‘Regels’
– Klik vervolgens op ‘Regel maken’
– Kies voor de optie ‘Van <naam afzender>’
– Vink ‘E-mail naar map verplaatsen’ aan en klik op de knop ‘Map selecteren’ om de map te selecteren waar je de nieuwsbrieven voortaan naar toe wilt verplaatsen
– Via ‘Geavanceerde opties’ kun je eventueel nog aanpassingen doen.
– Klik op de knop ‘OK’

2. Verplaats CC mails naar een aparte map
Zeker op je werk krijg je vaak veel CC mails. CC mails zijn veelal uitsluitend ter informatie en hier je dan ook niet op te reageren. Erg handig dus om deze mails meteen te verplaatsen naar een map ‘CC’. Deze map bekijk je dan af en toe eens, bijvoorbeeld een paar keer per week.

Instellen:
– Kies bovenin de menubalk voor ‘Bestand’
– Klik vervolgens op ‘Regels en waarschuwingen beheren’
– Klik op ‘Nieuwe regel’ 
– Kies voor ‘Berichten van iemand naar een map verplaatsen’
– Klik op de knop ‘Volgende’
– Vink ‘met mijn naam in het vak CC’ aan
– Klik op de knop ‘Volgende’
– Vink ‘verplaats het bericht naar naam map’ aan
– Selecteer de map waarin de mails moeten komen of maak een nieuwe map aan
– Klik op de knop ‘Volgende’
– Klik nogmaals op de knop ‘Volgende’
– Geef de regel een naam en klik op de knop ‘Voltooien’.

3. Voer regels door op de bestaande mail in je mailbox
Is je mailbox al overvol, dan is het wel prettig als de nieuwe regels ook worden doorgevoerd op bestaande mails in je mailbox. Hiervoor kun je onder ‘Regels en waarschuwingen beheren’ de knop ‘Regels nu uitvoeren’ indrukken.

4. Activeer de out-of-office-melding
Ga je op vakantie, op cursus, een weekendje weg, een dagje verlof om te genieten van je gezin of wil je een paar dagen ongestoord kunnen werken aan de uitwerking van een nieuw idee?
Laat de verzender van de mail dan weten dat je er even niet bent, dat een reactie even op zich laten wachten en dat ze voor spoedeisende zaken eventueel met een collega of vervanger contact op kunnen nemen.
Het instellen van de out-of-office-melding (ook wel afwezigheidsassistent genoemd) in Microsoft Outlook gaat als volgt:
– Kies bovenin de menubalk voor ‘Bestand’
– Klik op ‘Automatische antwoorden’
– Vul in wanneer je afwezig bent. Je kunt verschillende antwoorden aanmaken voor een collega of een externe partij. Je kunt zelfs instellen dat mail afkomstig van een specifiek mailadres of mails met een bepaalde tekst in de mail automatisch worden doorgestuurd naar een collega. Kies in dat geval binnen de Afwezigheidsassistent voor ‘Regel’ en ‘Regels toevoegen’ en geef aan wat je wilt.

Met deze bovenstaande tips zorg je ervoor dat je mailbox relatief leeg blijft en dat je actie kunt ondernemen op specifieke e-mails op het moment dat jij dat wilt. Je bent weer ‘in control’ en hebt niet alleen rust in je mailbox maar ook rust in je hoofd!

Kom je er niet helemaal uit met het instellen van de regels? Neem dan contact op en wij helpen je graag!

25 oktober 2018 – ​Workflows in SharePoint werken niet meer na update van Windows

Issue:
In SharePoint geven zowel standaard workflows als zelf ontwikkelde workflows de melding dat deze niet gestart kunnen worden (“failed to start”). Workflows worden hierdoor niet uitgevoerd.

Oorzaak:​
Update van Windows en dan specifiek een security update voor het .NET Framework.

Oplossing:
Voer op 1 van de WFE-servers in PowerShell (als administrator) het onderstaande script uit.

Hulp nodig?
Heeft u hulp nodig bij het uitvoeren van deze oplossing of heeft u andere vragen of problemen met SharePoint, neem dan contact met ons op!

Lees verder

The new Office lets people work together across devices, Office apps, and time zones so that amazing things can happen. Because when you take the work out of working together, you’re just together. Welcome to our new Office.